Underprestation i Norden

Det finns olika sätt att hantera underprestationer. Vissa företag har formaliserade prestationsförbättringsplaner (s.k. PIPs), medan andra har mer informella rutiner.

Men om ledningens försök att förbättra prestationen misslyckas, kan företag sällan lagligen vidta åtgärder direkt för att säga upp den anställda. Anledningen är att en befogad uppsägning på grund av underprestation i de flesta fall kräver föregående skriftliga varningar. Ofta uppfyller PIPs inte de lagstadgade kraven. Vi har skrivit om en obefogad uppsägning efter en PIP-process här.

En bra varning

Varningar kan begränsa risken för krav om kompensation om prestationsnivån inte förbättras. Det beror dock alltid på omständigheterna i det enskilda fallet och olika faktorer kan spela in. En viktig faktor är om varningen är tillräckligt bra för att ligga till grund för en uppsägning.

Rekommendationerna för att utforma en ”bra varning” är likartade i de nordiska länderna och inkluderar att varningar bör vara:

• Skriftlig
• Tydlig och precis om vad som behöver förbättras
• Inom den anställdes kontroll
• Ange konsekvenser om arbetstagaren misslyckas, inklusive risken för uppsägning

Beroende på omständigheterna kan andra faktorer också omfatta:

• Tidsfrister för att förbättra prestationen
• Uppföljning
• Stöd och coachning

Om den anställde fortfarande inte förbättrar sig går de flesta företag vidare till uppsägning. I detta sammanhang blir det en fråga om timing. Anledningen är att det inte finns några tydliga regler om hur lång tid den anställde måste ha på sig att förbättra sig efter att ha fått en varning. Istället är det avgörande att den anställde har fått en verklig chans att förbättra sin prestation innan uppsägning. Samtidigt bör arbetstagaren inte få för mycket tid på sig. Annars är risken att varningen löper ut medan företaget väntar på att den anställde ska förbättra sig.

IUNO menar

Underprestationer är svåra att hantera i praktiken och det finns många fallgropar. Omständigheter som befordringar eller löneökningar kan göra processen svårare. Det kan också vara så att den anställde är oförmögen att utföra sitt arbete. Av den anledningen krävs det alltid ett genomtänkt tillvägagångssätt och en bedömning från fall till fall för att begränsa risken för påståenden om obefogad uppsägning.

IUNO rekommenderar att företag har interna rutiner för att hantera underprestationer. Rutinerna bör innehålla tydlig vägledning om hur varningar utformas och hur man följer upp med den anställde. Rutinerna kan också innehålla vägledning gällande information till fackföreningar och konsultationskrav.

Det här nyhetsbrevet är det andra i en serie om omstruktureringar och uppsägningar i Norden. Läs om ändring av villkor här.