Nya krav på visselblåsarsystem i syfte att skydda visselblåsare

I syfte att implementera det nya EU-direktivet har den svenska regeringen lagt fram ett förslag som innebär ändrade krav på skyddet för visselblåsare.

Medan det i nuläget inte finns någon generell skyldighet för företag att inrätta interna eller externa visselblåsarsystem, så finns det branschspecifika krav på visselblåsarsystem. Med anledning av #metoo-rörelsen har även flera företag inrättat visselblåsarsystem på frivillig basis. Som en följd av den föreslagna lagen kommer dock betydligt fler företag att behöva inrätta interna visselblåsarsystem i framtiden. Vidare kommer de företag som redan har visselblåsarsystem få nya skyldigheter att förhålla sig till.

Alla större företag ska upprätta interna visselblåsarsystem

I det nyligen presenterade lagförslaget föreslår regeringen att företag med 50 eller fler anställda måste inrätta interna visselblåsarsystem och rutiner för rapportering och uppföljning. Företag måste även utse opartiska personer eller enheter för att hantera systemet och uppföljningen. De behöriga kan antingen vara anställda inom företaget, eller så kan företaget anlita en annan part för att ansvara för systemet. Det krävs att de behöriga har en ställning som innefattar ett visst mått av självständighet och oberoende. Till exempel måste den behörige ha kompetens att ta ställning till den information som lämnas i en rapport, samt ha mandat att inleda utredningar avseende innehållet.  

I enlighet med lagförslaget måste visselblåsarsystemen vara lättillgängliga. De anställda måste ges möjlighet att rapportera om missförhållanden både skriftligt och muntligt. Vidare måste företag ge bekräftelse om mottagandet inom sju dagar. Återkoppling och uppföljning måste ske inom tre månader från bekräftelsen av mottagandet eller, om ingen bekräftelse lämnats, inom sju dagar från mottagandet av rapporten.

Den nya lagen har föreslagits träda i kraft den 1 december 2021. Skyldigheten att inrätta interna visselblåsarsystem ska däremot tillämpas fr.o.m. den 1 december 2023 för företag med 50 till 249 anställda. För övriga arbetsgivare som omfattas av skyldigheten att inrätta interna visselblåsarsystem kommer skyldigheten att inträda den 1 juli 2022.

Glöm inte GDPR

Eftersom rapporter om missförhållanden ofta innehåller känslig information om anställda såväl som företaget, måste visselblåsarsystemet klarar av att hantera anmälningarna på ett säkert sätt. Både skriftliga och muntliga rapporter ska bevaras säkert, så att dokumentationen exempelvis kan användas som bevisning vid en rättegång. Uppgifterna måste dock gallras senast två år efter att ett uppföljningsärende har avslutats. Under lagringsperioden ska endast en begränsad personkrets ha tillgång till uppgifterna.

IUNO menar

Som en positiv följd av #metoo-rörelsen har många företag i Sverige redan upprättat kanaler för visselblåsning. I och med det nya lagförslaget bör företag dock förbereda sig för att möta de nya och mer restriktiva kraven.

IUNO rekommenderar därför att företag ser över sina möjligheter att utforma lättillgängliga system där samtliga anställda kan rapportera om missförhållanden på arbetsplatsen. Vidare bör företag se över om det finns personer eller enheter i företaget som kan ansvara för att hantera visselblåsarsystemet. Alternativt kan företag överväga att anlita en extern part.

Läs mer om hur IUNO kan hjälpa dig med alla aspekter av visselblåsarsystem här

[Ökad trygghet för visselblåsare, SOU 2020:38 från den 29 juni 2020]