Implementering av permanent distansarbete – Vad behöver företaget göra?

Det omfattande distansarbete som pågått under närmare ett år kan ha haft positiva effekter för många företag, såsom digital och organisatorisk utveckling, förvånansvärt hög effektivitet eller kostnadsbesparingar.

Inför kommande återgång till ordinarie arbetsplats undrar många företag därför om de permanent kan inrätta en mer flexibel arbetsplats, exempelvis genom att få anställda att arbeta hemifrån helt eller delvis, även efter pandemin – och vad krävs i så fall?

Gör en riskbedömning av arbetsmiljön

Innan företag genomför några ändringar i verksamheten, såsom att införa permanent distansarbete för hela eller delar av personalstyrkan, måste de bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.

Denna skyldighet följer av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och bland annat ange vilka risker som finns, samt om de är allvarliga eller inte.

Förhandla med facket

Distansarbete som införts med anledning av coronaviruset har hittills inte ansetts utgöra en sådan viktigare förändring av verksamheten, eller av arbets- eller anställningsförhållanden, som triggar facklig förhandlingsskyldighet. Detta får antas bero på att coronaviruset har ansetts ha en tillfällig karaktär, trots att det nu levt kvar under en lång tid.

När pandemin och myndighetsrekommendationerna om hemarbete upphör, eller om företaget redan på förhand beslutar att distansarbetet ska fortsätta oberoende av coronaviruset, får eventuella beslut om distansarbete en mer permanent karaktär. Detta bör trigga facklig förhandlingsskyldighet.

För företag som är bundna av kollektivavtal innebär detta att företaget måste kalla till och genomföra förhandling med facket innan det beslutar att införa permanent distansarbete. Företag som inte är kollektivavtalsbundna är i regel bara förhandlingsskyldiga i denna typ av frågor om frågan särskilt angår en eller ett par anställda. Om det är fallet ska företaget förhandla med samtliga fackförbund som de berörda anställda är medlemmar i.

Omförhandla anställningsavtal

Företaget kan som utgångspunkt inte tvinga anställda att arbeta på distans, utan distansarbetet måste bygga på frivillighet. Förväntar sig företaget att anställda arbetar på distans exempelvis två till tre dagar i veckan, för att en omorganisation eller minskning av lokaler ska fungera, bör en sådan skyldighet avtalas med de anställda.

En förändring av arbetsplatsen behöver också framgå skriftligen, exempelvis i ett reviderat anställningsavtal eller ett distansarbetsavtal. Det kan vara fördelaktigt att i ett distansarbetsavtal även reglera frågor såsom omfattningen av distansarbetet, utformningen av hemarbetsplatsen och försäkringar. Åtminstone bör företaget utarbeta policys för distansarbetet, som tydliggör vad som gäller. Har företaget kollektivavtal bör det uppmärksamma eventuella särskilda regleringar däri.

IUNO menar

Innan ett företag beslutar att införa permanent distansarbete är det viktigt dels att iaktta de krav som uppställs ur arbetsmiljöhänseende, dels att företaget kan vara skyldigt att förhandla med facket. Företaget bör även komma ihåg att distansarbetet som utgångspunkt måste bygga på frivillighet, vilket kan kräva omförhandling av avtalen med de anställda.

IUNO rekommenderar att företag som är osäkra på hur de bör gå tillväga söker juridisk rådgivning innan de beslutar att implementera permanent distansarbete.