SE
HR-juridik

Implementering av permanent distansarbete – Vad behöver företaget göra?

logo
Juridiknyheter
calendar 21. februari 2021
globus Sverige

Med anledning av coronaviruset har många företag, i enlighet med myndighetsrekommendationer, haft anställda som arbetat hemifrån under närmare ett års tid. Som ett resultat av vaccinationsansträngningar väntas anställda återgå till sin ordinarie arbetsplats inom ett par månader. Samtidigt undersöker många företag nu möjligheten att fortsätta med distansarbete efter pandemin. Vi har därför kikat närmare på vad detta skulle kräva ur ett arbetsrättsligt perspektiv.

Det omfattande distansarbete som pågått under närmare ett år kan ha haft positiva effekter för många företag, såsom digital och organisatorisk utveckling, förvånansvärt hög effektivitet eller kostnadsbesparingar.

Inför kommande återgång till ordinarie arbetsplats undrar många företag därför om de permanent kan inrätta en mer flexibel arbetsplats, exempelvis genom att få anställda att arbeta hemifrån helt eller delvis, även efter pandemin – och vad krävs i så fall?

Gör en riskbedömning av arbetsmiljön

Innan företag genomför några ändringar i verksamheten, såsom att införa permanent distansarbete för hela eller delar av personalstyrkan, måste de bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.

Denna skyldighet följer av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och bland annat ange vilka risker som finns, samt om de är allvarliga eller inte.

Förhandla med facket

Distansarbete som införts med anledning av coronaviruset har hittills inte ansetts utgöra en sådan viktigare förändring av verksamheten, eller av arbets- eller anställningsförhållanden, som triggar facklig förhandlingsskyldighet. Detta får antas bero på att coronaviruset har ansetts ha en tillfällig karaktär, trots att det nu levt kvar under en lång tid.

När pandemin och myndighetsrekommendationerna om hemarbete upphör, eller om företaget redan på förhand beslutar att distansarbetet ska fortsätta oberoende av coronaviruset, får eventuella beslut om distansarbete en mer permanent karaktär. Detta bör trigga facklig förhandlingsskyldighet.

För företag som är bundna av kollektivavtal innebär detta att företaget måste kalla till och genomföra förhandling med facket innan det beslutar att införa permanent distansarbete. Företag som inte är kollektivavtalsbundna är i regel bara förhandlingsskyldiga i denna typ av frågor om frågan särskilt angår en eller ett par anställda. Om det är fallet ska företaget förhandla med samtliga fackförbund som de berörda anställda är medlemmar i.

Omförhandla anställningsavtal

Företaget kan som utgångspunkt inte tvinga anställda att arbeta på distans, utan distansarbetet måste bygga på frivillighet. Förväntar sig företaget att anställda arbetar på distans exempelvis två till tre dagar i veckan, för att en omorganisation eller minskning av lokaler ska fungera, bör en sådan skyldighet avtalas med de anställda.

En förändring av arbetsplatsen behöver också framgå skriftligen, exempelvis i ett reviderat anställningsavtal eller ett distansarbetsavtal. Det kan vara fördelaktigt att i ett distansarbetsavtal även reglera frågor såsom omfattningen av distansarbetet, utformningen av hemarbetsplatsen och försäkringar. Åtminstone bör företaget utarbeta policys för distansarbetet, som tydliggör vad som gäller. Har företaget kollektivavtal bör det uppmärksamma eventuella särskilda regleringar däri.

IUNO menar

Innan ett företag beslutar att införa permanent distansarbete är det viktigt dels att iaktta de krav som uppställs ur arbetsmiljöhänseende, dels att företaget kan vara skyldigt att förhandla med facket. Företaget bör även komma ihåg att distansarbetet som utgångspunkt måste bygga på frivillighet, vilket kan kräva omförhandling av avtalen med de anställda.

IUNO rekommenderar att företag som är osäkra på hur de bör gå tillväga söker juridisk rådgivning innan de beslutar att implementera permanent distansarbete.

Det omfattande distansarbete som pågått under närmare ett år kan ha haft positiva effekter för många företag, såsom digital och organisatorisk utveckling, förvånansvärt hög effektivitet eller kostnadsbesparingar.

Inför kommande återgång till ordinarie arbetsplats undrar många företag därför om de permanent kan inrätta en mer flexibel arbetsplats, exempelvis genom att få anställda att arbeta hemifrån helt eller delvis, även efter pandemin – och vad krävs i så fall?

Gör en riskbedömning av arbetsmiljön

Innan företag genomför några ändringar i verksamheten, såsom att införa permanent distansarbete för hela eller delar av personalstyrkan, måste de bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.

Denna skyldighet följer av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och bland annat ange vilka risker som finns, samt om de är allvarliga eller inte.

Förhandla med facket

Distansarbete som införts med anledning av coronaviruset har hittills inte ansetts utgöra en sådan viktigare förändring av verksamheten, eller av arbets- eller anställningsförhållanden, som triggar facklig förhandlingsskyldighet. Detta får antas bero på att coronaviruset har ansetts ha en tillfällig karaktär, trots att det nu levt kvar under en lång tid.

När pandemin och myndighetsrekommendationerna om hemarbete upphör, eller om företaget redan på förhand beslutar att distansarbetet ska fortsätta oberoende av coronaviruset, får eventuella beslut om distansarbete en mer permanent karaktär. Detta bör trigga facklig förhandlingsskyldighet.

För företag som är bundna av kollektivavtal innebär detta att företaget måste kalla till och genomföra förhandling med facket innan det beslutar att införa permanent distansarbete. Företag som inte är kollektivavtalsbundna är i regel bara förhandlingsskyldiga i denna typ av frågor om frågan särskilt angår en eller ett par anställda. Om det är fallet ska företaget förhandla med samtliga fackförbund som de berörda anställda är medlemmar i.

Omförhandla anställningsavtal

Företaget kan som utgångspunkt inte tvinga anställda att arbeta på distans, utan distansarbetet måste bygga på frivillighet. Förväntar sig företaget att anställda arbetar på distans exempelvis två till tre dagar i veckan, för att en omorganisation eller minskning av lokaler ska fungera, bör en sådan skyldighet avtalas med de anställda.

En förändring av arbetsplatsen behöver också framgå skriftligen, exempelvis i ett reviderat anställningsavtal eller ett distansarbetsavtal. Det kan vara fördelaktigt att i ett distansarbetsavtal även reglera frågor såsom omfattningen av distansarbetet, utformningen av hemarbetsplatsen och försäkringar. Åtminstone bör företaget utarbeta policys för distansarbetet, som tydliggör vad som gäller. Har företaget kollektivavtal bör det uppmärksamma eventuella särskilda regleringar däri.

IUNO menar

Innan ett företag beslutar att införa permanent distansarbete är det viktigt dels att iaktta de krav som uppställs ur arbetsmiljöhänseende, dels att företaget kan vara skyldigt att förhandla med facket. Företaget bör även komma ihåg att distansarbetet som utgångspunkt måste bygga på frivillighet, vilket kan kräva omförhandling av avtalen med de anställda.

IUNO rekommenderar att företag som är osäkra på hur de bör gå tillväga söker juridisk rådgivning innan de beslutar att implementera permanent distansarbete.

Registrera dig för vårt nyhetsbrev

Anders

Etgen Reitz

Partner

Franziska

Brüggemann

Biträdande jurist

Liknande nyheter

logo
HR-juridik Personuppgifter

25. februari 2021

Kom ihåg skyddet för personuppgifter när ni mottar anställdas testresultat

logo
HR-juridik

22. februari 2021

Tillåtet att säga upp via rekommenderat brev när anställd hade symptom på coronavirus

logo
HR-juridik

31. januari 2021

Överenskommelse mellan arbetsmarknadens parter ersätter LAS-utredningen

logo
HR-juridik

6. januari 2021

Kan företag kräva att anställda vaccinerar sig mot coronavirus?

logo
HR-juridik

20. december 2020

Coronavirus: Nytt lagförslag om förlängt stöd vid korttidsarbete

logo
HR-juridik

20. december 2020

Arbetsgivare hade ingen förhandlingsskyldighet vid beslut om att anställd inte fick arbeta hemifrån

Learning

logo
HR-juridik
2. september 2019

Livestream om omstrukturering i Norden (Engelska)

logo
HR-juridik
2. september 2019

Frukostseminarium om omstrukturering i Norden (Engelska) (Köpenhamn)

logo
HR-juridik
21. november 2018

Medarbetarnas inflytande i Norden (Helsinki) (Engelska)

logo
HR-juridik
20. november 2018

Medarbetarnas inflytande i Norden (Köpenhamn) (Engelska)

logo
HR-juridik
20. november 2018

Medarbetarnas inflytande i Norden (Webcast) (Engelska)

logo
HR-juridik
13. november 2018

Medarbetarnas inflytande i Norden (Oslo) (Engelska)

// COOKIE INFORMATION POPUP SCRIPT